Terms and conditions

Article 1 – Purpose – Compliance with these Terms and conditions

The Paris Artificial Intelligence Research Institute (PR[AI]RIE), laureate of the IA Cluster programme, and the Health Data Hub (HDH) (hereinafter referred to as the “Organisers”), are organising the 2025 edition of the AI4Health Summer School (hereinafter the “Event”), which will take place at Paris Sciences & Lettres Université, 16bis rue de l’Estrapade, PARIS (75005), from June 30th to July 3rd 2025.

These Terms and conditions apply to registrations to attend the Event, either on-site or online.

Any request for registration implies, in particular, full and unreserved acceptance of these Terms and conditions.

Consequently, in the event that the registration and/or purchase of a Ticket for the Event is carried out by an individual or a legal entity, on behalf of a third party beneficiary (the person wishing to participate), this person undertakes to obtain the beneficiary’s prior consent for the transmission and publication, where applicable, of the information listed below.

The person also undertakes to ensure that the beneficiary is fully aware of these Terms and conditions and agrees to abide by them. The person proceeding with the registration and/or purchase of the Ticket guarantees and warrants compliance with the Terms and conditions by the final beneficiary of the registration.

Article 2 – Definitions

All the terms defined below, whether used in the singular or plural, are used with the following meaning:
– “Ticket”: refers to the confirmation email enabling you to attend the Event, either on-site or online. Ticket prices are available on the AI4Health website;
– “Applicant”: refers to any person applying to register for the Event, subject to validation of their application where applicable;
– “Participant”: refers to any person benefiting from a Ticket to attend the Event, and who has accepted these Terms and conditions;
– “Terms and conditions”: refers to these general terms and conditions, the purpose of which is to define the conditions of registration, and the conditions of purchase and use of Tickets.

Article 3 – Registration procedures

All registrations must be made online via the AI4Health 2025 website, by completing the requested fields and forms.

When registering, Applicants must select one of the following ways of taking part in the Event:
– Online for the first day only, or
– On-site participation for the first day only, or
– On-site participation for the entire Event (four days), or
– Hybrid participation: online participation for the first day and on-site participation for the last three days.

3.1. Online participation, for the first day only

Online participation is not subject to a selection process by the Organisers.

Applicants are required to fill in their personal details (prefix, last name, first name, date of birth, address, professional e-mail address, telephone number, company or university, title, school certificate if applicable).

Once the application has been completed, an e-mail containing a payment link is sent to the Applicant. Confirmation of registration will be sent once payment has been received by the HDH.

A link to the live video streaming platform will be e-mailed to the Participant prior to the Event, and at least forty-eight (48) hours beforehand.

Registrations will close on 20 June 2025.

3.2. On-site participation (1st day or for the entire Event) or hybrid participation

As the number of places is limited, on-site or hybrid participation will be subject to a selection process by AI4Health’s Scientific Committee, on the basis of the information provided by Applicants, depending on the relevance of the application to the objectives pursued by the Event and the program of the Event.

Applicants are therefore required to provide the information requested (last name, first name, email and postal addresses, company or university, title), and to specify the desired method of participation (on-site participation for the 1st day only, for the entire Event, or hybrid participation).

If you wish to register for hybrid or on-site participation for the entire Event, you will also be asked to submit a curriculum vitae and motivations. Applicants are also encouraged to provide an abstract. The provision of this abstract is, however, optional. The Applicants acknowledges and accepts that the said abstract may be exhibited at the Event, should it be selected by the AI4Health Scientific Committee.

Applications will close on 18 April 2025. The AI4Health Scientific Committee will then examine the applications submitted, and will be able to:
– Accept the application: an e-mail containing a payment link will be sent to the Applicant;
– Decide to place the application on the waiting list;
– Reject the application: where appropriate, the Applicant will be free to register for the Event under other terms and conditions.

Article 4 – Prices

Prices are in euros and include all taxes.

The applicable rates and discount conditions can be consulted on the AI4Health website. Proof of entitlement will be requested at the time of registration for all reduced-rate registrations.

The applicable fees are all-inclusive and include :
– For participation on Day 1 only (June, 30th 2025): access to plenary sessions (including replays), access to the poster hallway, lunch, cocktail reception;
– For on-site participation for the entire Event (June 30th 2025 to July 3rd 2025): access to plenary sessions (including replays), hands-on sessions, presence certificate from the school (subject to applicable attendance conditions), access to the poster hallway, lunch, cocktail dinner;
– For online participants: access to streaming video/replay of plenary sessions.

Article 5 – Terms and conditions of payment

Payment must be made online by credit card or bank transfer.

The following information must be provided: last name, first name, email address, postal address, user ID (generated automatically). Where applicable, the Participant will also be required to provide invoicing information, if this differs from the information previously provided or if the Participant wishes the invoice to be sent to another entity (university or company).

Registration will only be effective once payment has been received, which must be done within fourteen (14) days of receipt of the payment link by email.

The Participant will receive confirmation once payment has been received.

Article 6 – Cancellation, postponement and refund
6.1. Cancellation, postponement or modification by the Organisers

The Organisers reserve the right to modify, postpone or cancel the Event. In this case, the Participant will be notified as soon as possible. No compensation may be paid to the Participant, nor the reservation, travel and/or accommodation expenses incurred on this occasion.

Ticket prices will be refunded to Participants in the event of cancellation of the Event by the Organisers. The Organisers may not, however, be held responsible for any non-performance caused by a case of force majeure considered as such by the case law and the French courts.

6.2. Withdrawal or abandonment by the Participant

Any withdrawal or abandonment must be notified to the Organisers in writing, stating the reasons.

No reimbursement will be made unless the Participant concerned can prove that his/her inability to participate is the result of force majeure, notified as soon as possible by the said Participant, and subject to the presentation of the necessary supporting documents.

Where the Participant invokes the existence of a case of force majeure and requests reimbursement in this respect, the HDH undertakes to inform the Participant that his/her request for withdrawal or abandonment has been taken into account, as well as the consequences of this request. The HDH will inform the Participant of the terms and conditions of reimbursement. In particular, the Participant will be required to provide a bank details form if his request for reimbursement is accepted.

Article 7 – Organisation of the Event

The Event is intended for students (first and second year Masters, PhD), post-doctoral students, academics, members of public institutions and professionals.

The Participant is informed that the Event is held in English, and that participation in the entire Event (on-site or hybrid) requires a certain degree of knowledge and familiarity in machine learning (Python or any other language).

The Participant acknowledges having read the practical information provided in the programme, which can be consulted online or on request.

The Participant undertakes to behave as a reasonable person given the nature of the Event throughout his/her participation, and in particular not to act in a way that would disrupt the proceedings.

A certificate of attendance may be issued to Participants who have attended at least 3 of the 4 days of the Event, at their request, and subject to their registration with the Event reception desk for each day of attendance.

The Organisers will use their best endeavours to enable Participants attending the entire Event (in person or by hybrid means) to attend at least one of the practical sessions selected by them when they registered, subject to availability.

Article 8 – Intellectual property

The content made available as part of the Event, including but not limited to lectures, presentations, live videos, rebroadcasts and teaching aids, may be protected by intellectual property law and remain the property of their author(s). Participants have a personal, non-exclusive and non-transferable right to access the content made available.

No dissemination, reproduction, distribution, distortion, representation or re-use of these contents and teaching aids, whether in whole or in part, is authorised without the prior written authorisation of the holders of the rights. In addition, the Participant undertakes not to share the access link to the streaming platform and/or the access identifiers for the broadcasts that have been sent to him/her with third parties.

Article 9 – Liability

The Participant declares that he/she is insured for civil liability.

The Organisers may not be held liable for any damage to or loss of objects and personal effects brought by the Participant.

Article 10 – Applicable law and settlement of disputes

These Terms and conditions are governed by French law.

In the event of a dispute arising between the Participant and the HDH in connection with the running of the Event, an amicable solution will be sought. A dedicated email address will enabled the Participant to report the problem encountered: ai4health@health-data-hub.fr.

If the dispute cannot be resolved amicably, it will be submitted to the competent courts under the conditions of common law.

Article 11 – Miscellaneous

In the event that one of the provisions of these Terms and Conditions is deemed null and void by virtue of a present or future legal or regulatory provision, or of a court decision having the force of res judicata and emanating from a competent court or body, this provision will then be deemed unwritten, all the other provisions of these Terms and Conditions retaining their binding force.

The fact that the HDH or the Participant does not avail itself at a given time of the provisions of these Terms and conditions may never be considered as a waiver on its part of the rights it holds under these terms and conditions.

For any information or question concerning, in particular, the terms and conditions for ordering, delivering and reimbursing Tickets, an e-mail may be sent to the following address: ai4health@health-data-hub.fr.

Conditions Générales de Vente

Article 1 – Objet – Respect des présentes CGV

L’Institut de Recherche en Intelligence Artificielle de Paris (PR[AI]RIE), lauréat du programme IA Cluster, et la Plateforme des Données de Santé, ou Health Data Hub (HDH) (ci-après dénommés les « Organisateurs »), organisent l’édition 2025 de l’école d’été AI4Health (Summer School AI4Health) (ci-après l’« Événement »), laquelle se déroulera à l’Université de Paris Sciences et Lettres, 16bis rue de l’Estrapade, à PARIS (75005), du 30 juin au 3 juillet 2025.

Les présentes Conditions Générales de Vente s’appliquent aux inscriptions pour assister, en présentiel ou à distance, à l’Événement.

Toute demande d’inscription implique, notamment, l’adhésion entière et sans réserve aux présentes Conditions Générales de Vente.

Par conséquent, dans l’hypothèse où l’inscription et/ou l’achat d’un Billet pour l’Événement est réalisé par une personne physique ou une personne morale, pour le compte d’un tiers bénéficiaire (la personne souhaitant participer), cette personne s’engage à obtenir l’accord préalable du bénéficiaire pour la transmission et la publication, le cas échéant, des informations listées ci-après.

Elle s’engage également à ce que le bénéficiaire prenne pleinement connaissance des présentes Conditions Générales de Vente et accepte de s’y conformer. La personne procédant à l’inscription et/ou à l’achat du Billet se porte fort et garantit le respect des Conditions Générales de Vente par le bénéficiaire final de l’inscription.

Article 2 – Définitions

Tous les termes ci-après définis, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel, sont utilisés avec le sens suivant :
– « Billet » : désigne le courriel de confirmation permettant d’assister à l’Événement, en présentiel ou à distance. Les tarifs des Billets sont disponibles sur le site Internet d’AI4Health ;
– « Candidat » : désigne toute personne sollicitant son inscription à l’Événement, sous réserve de la validation de sa candidature le cas échéant ;
– « Participant » : désigne toute personne bénéficiant d’un Billet pour assister à l’Événement, et ayant accepté les présentes Conditions Générales de Vente ;
– « Conditions Générales de Vente » : désignent les présentes conditions générales qui ont pour objet de définir les conditions d’inscription, et les conditions d’achat et d’utilisation des Billets.

Article 3 – Modalités d’inscription

Toute inscription se fait en ligne via le site Internet de l’édition 2025 d’AI4Health, en remplissant les champs et formulaires sollicités.

Lors de leur inscription, les Candidats sont tenus de sélectionner les modalités de participation à l’Événement, parmi les suivantes :
– Participation à distance pour le premier jour uniquement, ou
– Participation sur place pour le premier jour uniquement, ou
– Participation sur place pendant la totalité de l’Événement (quatre jours), ou
– Participation hybride : à distance le premier jour et sur place les trois derniers jours.

3.1. Participation à distance, pour le premier jour uniquement

La participation en ligne ne fait pas l’objet d’un processus de sélection par les Organisateurs.

Le Candidat est tenu de renseigner les informations le concernant (civilité, nom, prénom, date de naissance, adresse postale et email, coordonnées téléphoniques, entreprise ou université, statut, certificat de scolarité le cas échéant).

Une fois la candidature complétée, un courriel contenant un lien de paiement est transmis au Candidat. La confirmation d’inscription lui est adressée après réception du paiement par le HDH.

Un lien vers la plateforme de streaming vidéo en direct sera transmis par courriel au Participant préalablement à la tenue de l’Événement, et a minima quarante-huit (48) heures avant.

Les inscriptions seront clôturées le 20 juin 2025.

3.2. Participation sur place (1er jour ou pour la totalité de l’Événement) ou hybride

Le nombre de places étant limité, la participation sur place ou hybride fera l’objet d’un processus de sélection par le Comité scientifique d’AI4Health, sur la base des éléments transmis par les Candidats, en fonction de la pertinence de la candidature au regard des objectifs poursuivis par l’Événement et de la programmation de l’Événement.

Le Candidat est ainsi tenu de fournir les informations sollicitées (nom, prénom, adresse email et postale, entreprise ou université, statut), et de préciser les modalités de participation souhaitées (participation sur place pour le 1er jour uniquement, pour la totalité de l’Événement, ou participation hybride).

Pour l’inscription à une participation hybride ou en présentiel pour la totalité de l’Événement, seront également sollicités un curriculum vitae, ainsi qu’une lettre de motivation. Le Candidat est en outre encouragé à fournir un résumé. La fourniture de ce résumé est toutefois facultative. Le Participant reconnaît et accepte que ledit résumé pourra être exposé lors de l’Événement, en cas de sélection dudit résumé par le Comité scientifique d’AI4Health.

Les inscriptions seront clôturées le 18 avril 2025. Le Comité scientifique d’AI4Health examinera ensuite les candidatures transmises, et pourra ainsi :
– Accepter la candidature : un courriel contenant un lien de paiement sera transmis au Candidat ;
– Décider de placer la candidature en liste d’attente ;
– Refuser la candidature : le cas échéant, le Candidat sera libre de s’inscrire à l’Événement sous d’autres modalités.

Article 4 – Tarifs

Les prix sont en euros, et sont indiqués toutes taxes comprises (TTC).

Les tarifs applicables, ainsi que les conditions de réduction, sont consultables sur le site Internet d’AI4Health. Un justificatif est sollicité lors de l’inscription pour toute inscription à un tarif réduit.

Les tarifs applicables sont forfaitaires, et comprennent :
– Pour les participations en présentiel pour la 1ère journée uniquement (30 juin 2025) : l’accès aux sessions plénières (y compris aux rediffusions), l’accès au couloir des posters, la restauration, un cocktail dinatoire ;
– Pour les participations en présentiel pour l’intégralité de l’Événement (30 juin 2025 au 3 juillet 2025) : l’accès aux sessions plénières (y compris aux rediffusions), aux sessions pratiques, la délivrance d’un certificat de présence (sous réserve des conditions
d’assiduité applicables), l’accès au couloir des posters, la restauration, un cocktail dinatoire ;
– Pour les participations en ligne : l’accès au streaming vidéo / aux rediffusions des sessions plénières.

Article 5 – Conditions de règlement et paiement

Le paiement doit être effectué en ligne par carte ou par virement bancaire. 

Les informations suivantes devront être renseignées : nom, prénom, courriel, adresse postale, identifiant utilisateur (généré automatiquement). Le cas échéant, le Participant sera également tenu de renseigner les informations de facturation correctes, si celles-ci diffèrent des informations précédemment renseignées ou si le Participant souhaite que la facture soit adressée à une autre entité (université ou entreprise).

L’inscription n’est effective qu’après réception du règlement, lequel doit intervenir dans les quatorze (14) jours suivants la réception du lien de paiement par courriel.

Le Participant recevra une confirmation après réception de son paiement.

Article 6 – Annulation, report, et remboursement
6.1. Annulation, report ou modification du fait des Organisateurs

Les Organisateurs se réservent la possibilité de modifier, de reporter ou d’annuler la tenue de l’Événement. Dans ce cas, le Participant est prévenu dans les meilleurs délais. Aucune indemnité
ne pourra lui être versée, ni les frais de réservation, de déplacement et/ou d’hébergement engagés à cette occasion.

Les prix des Billets seront remboursés aux Participants en cas d’annulation de l’Événement du fait des Organisateurs. Les Organisateurs ne sauraient toutefois être tenus pour responsables de toute inexécution qui aurait pour origine un cas de force majeure considéré comme tel par la jurisprudence et les tribunaux français.

6.2. Désistement ou abandon du fait du Participant

Tout désistement ou abandon doit être communiqué par écrit aux Organisateurs en y exposant les motifs.

Aucun remboursement ne sera effectué, à moins que le Participant concerné ne justifie que son empêchement résulte d’un cas de force majeure, signalé dans les meilleurs délais par ledit Participant, et sous réserve de la présentation des pièces justificatives nécessaires.

Lorsque le Participant invoque l’existence d’un cas de force majeure et sollicite un remboursement à ce titre, le HDH s’engage à informer le Participant de la bonne prise en compte de sa demande de désistement ou d’abandon, ainsi que des suites de cette demande. Le HDH communiquera au Participant les modalités de remboursement. Le Participant devra notamment fournir un RIB si sa demande de remboursement est acceptée.

Article 7 – Organisation de l’Événement

L’Événement est destiné aux étudiants (première et deuxième année de master, doctorat), aux post-doctorants, aux universitaires, aux membres d’institutions publiques et aux professionnels.

Le Participant est informé du fait que l’Événement se tient en anglais, et que la participation à la totalité de l’Événement (en présentiel ou de façon hybride) nécessite de posséder le niveau de connaissances requis en apprentissage automatique (Python ou tout autre langage). 

Le Participant reconnaît avoir pris connaissance des informations pratiques fournies dans le programme, consultable en ligne ou sur demande.

Le Participant s’engage à se comporter comme une personne raisonnable compte tenu de la nature de l’Événement pendant toute la durée de sa participation, et notamment à ne pas agir d’une façon qui en troublerait le déroulement.

Un certificat de présence pourra être délivré aux Participants ayant assisté à a minima 3 des 4 jours de l’Événement, sur demande de ces derniers, et sous réserve de leur enregistrement auprès du bureau d’accueil de l’Événement pour chaque jour de présence.

Les Organisateurs feront leurs meilleurs efforts pour permettre aux Participants assistant à la totalité de l’Événement (en présentiel ou de façon hybride), d’assister à au moins une des sessions pratiques sélectionnées par ces derniers lors de leur inscription, selon les places disponibles.

Article 8 – Propriété intellectuelle

Les contenus mis à disposition dans le cadre de l’Événement, y compris, mais sans s’y limiter, les conférences, présentations, vidéos en direct, rediffusions, supports pédagogiques, sont susceptibles d’être protégés par le droit de la propriété intellectuelle, et restent la propriété de leur(s) auteur(s). Les Participants disposent d’un droit personnel, non exclusif et non transférable d’accéder aux contenus mis à disposition.

Aucune diffusion, reproduction, distribution, dénaturation, représentation de ces contenus et supports pédagogiques, qu’elle soit partielle ou totale, n’est autorisée, sans l’autorisation écrite préalable des titulaires des droits. Le Participant s’interdit en outre de partager le lien d’accès à la plateforme de streaming, et/ou les identifiants d’accès aux rediffusions lui ayant été transmis avec des tiers.

Article 9 – Responsabilité

Le Participant déclare être assuré au titre de la responsabilité civile.

Les Organisateurs ne pourront être tenus pour responsables de tout dommage ou perte d’objets et effets personnels apportés par le Participant.

Article 10 – Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes Conditions Générales de Vente sont régies par le droit français.

En cas de litige survenant entre le Participant et le HDH à l’occasion de l’exécution de l’Événement, il sera recherché une solution à l’amiable. Une adresse mail dédiée permet au Participant d’exposer le problème rencontré : ai4health@health-data-hub.fr.

A défaut de résolution amiable du litige, celui-ci sera soumis aux tribunaux compétents dans les conditions du droit commun.

Article 11 – Divers

Dans l’hypothèse où l’une des dispositions des présentes conditions serait considérée nulle en vertu d’une disposition légale ou réglementaire, présente ou future, ou d’une décision de justice revêtue de l’autorité de la chose jugée et émanant d’une juridiction ou d’un organisme compétent, cette disposition serait alors réputée non écrite, toutes les autres dispositions des présentes Conditions Générales de Vente conservant force obligatoire.

Le fait que le HDH ou le Participant ne se prévale pas à un moment donné des dispositions des présentes Conditions Générales de Vente ne pourra jamais être considéré comme une renonciation de sa part aux droits qu’il tient des présentes conditions.

Pour toute information ou question concernant notamment les modalités de commande, de délivrance et de remboursement des Billets, un courriel peut être adressé à l’adresse suivante : ai4health@health-data-hub.fr.