Information notice

The Health Data Hub (HDH), located at 9 rue Georges Pitard, 75015 Paris, and PR[AI]RIE, located at 2 rue Simone Iff, 75012 Paris, attached to the National Institute for Research in Digital Science and Technology (INRIA), located at 48 rue Barrault, 75013 Paris, process your personal data, as joint data controllers, for the purposes of event management (in this case, the ‘Summer School AI4HEALTH 2025’). This processing is necessary for the legitimate interests of the HDH and PR[AI]RIE in promoting their activities and missions.

Regarding your personal data required to register to the event:

The HDH and PR[AI]RIE collect your civility, last name, first name, date of birth, postal address, city, country, nationality, telephone number, e-mail address, title, job title, current university/employer, school certificate, CV, motivation letter, profile URL, invoicing information (including tax/company identification number) as well as the content of any exchanges you have with their teams in order to complete and manage your registration. Your personal data will be shared with the HDH’s Scientific and Communication Departments, with the PR[AI]RIE Personalised Medicine and Bioimage Informatics Computer Vision Departments, as well as with the data processor PremC and its sub-processors (TypeForm, Event Maker and Ogone) used by the HDH to organize this event. 

When using TypeForm, your personal data may be transferred to the United States of America. These data transfers are governed by the European Commission’s adequacy decision of July 10, 2023. 

Your personal data will be kept by the HDH and PR[AI]RIE for the time necessary to manage the event and up to 3 years after its end. 

The information marked with an asterisk (*) is required to register for the event. Otherwise, your registration will not be processed.

Regarding your payment information:

Your payment information (last name, first name, card number, expiry date and visual cryptogram or security code) will only be processed by PremC’s french subprocessors, Event Maker and Ogone, in order to process your payment as part of your registration. This information will not be accessible by the HDH or PR[AI]RIE. 

Event Maker and Ogone will keep your last name, first name, card number and expiry date up to 15 months after having processed your payment in order to manage any complaints. However, the visual cryptogram or security code of your credit card will be deleted as soon as payment is processed. 

All the above-mentioned information is required for payment. Otherwise your payment and registration will not be processed. Your payment information will not be transferred outside the European Union. 

Regarding the subscription to the HDH newsletters: 

By registering for this event, you also have the option of consenting to the re-use of your e-mail address by the HDH to send you newsletters. You can withdraw this consent at any time. In this case, your personal data will remain on our mailing lists until you request to unsubscribe.

Regarding your rights :

You have the right to access, rectify and delete your personal data, and the right to limit their processing. You also have the right to object to the processing of your personal data for reasons that concern you or without reason as regards your subscription to the HDH newsletters. You can exercise these rights by contacting the HDH DPO at dpd@health-data-hub.fr.

If you are not satisfied with the handling of your request, you may lodge a complaint with the French Data Protection Authority (CNIL).

Politique de confidentialité 

La Plateforme des données de santé ou « Health Data Hub » (situé au 9 rue Georges Pitard, 75015 Paris) s’engage, dans le cadre de ses activités conformément à la législation en vigueur en France et en Europe, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel (ci-après “données personnelles”) des utilisateurs du site ainsi qu’à respecter leur vie privée. 

La présente politique de confidentialité vous informe sur la façon dont le Health Data Hub traite vos données personnelles via le site internet AI4HEALTH 2025.

Cette Politique est susceptible d’évoluer en fonction du contexte légal et réglementaire ainsi que de la doctrine de la CNIL et du Comité Européen de la Protection des Données (CEPD ou EDPB). 

Le Health Data Hub se réserve la possibilité d’adapter ou de modifier à tout moment les services proposés sur ce site.

Gestion des Données à caractère personnel

Définitions

Les termes ci-dessous listés ont la définition suivante : 

  • Utilisateur du site : désigne toute personne ayant accès et utilisant le site en qualité de visiteur ;
  • Visiteur : désigne toute personne visitant le site internet sans compte Utilisateur ;
  • Site internet : désigne le site internet du Health Data Hub concernant la Summer School AI4HEALTH 2025, accessible à l’adresse suivante www.ai4healthschool.org;
  • Délégué à la protection des données : désigne la personne en charge de conseiller et contrôler le Responsable de traitement en matière de protection des données personnelles ;
  • Responsable de traitement : est la personne morale incarnée par son représentant légal qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement ;
  • Données à caractère personnel : désignent toute information relative à une personne physique directement ou indirectement identifiable  ;
  • Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : désigne l’autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel en France
  • Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) : texte réglementaire européen qui encadre le traitement des données à caractère personnel sur tout le territoire de l’Union européenne (n°2016/679 du 27 avril 2016). Il est entré en application le 25 mai 2018

Finalités et bases légales des traitements de Données à caractère personnel

Le traitement de vos données personnelles est soumis au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (RGPD)) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Le Health Data Hub, situé au 9 rue George Pitard 75015 Paris, et PR[AI]RIE, situé au 2 rue Simone Iff 75012 Paris, rattaché à l’Institut National en Sciences et Technologies du Numérique (INRIA), situé au 48 rue Barrault, 75013 Paris, agissent en tant que Responsables conjoints, au sens du RGPD, des traitements visant à gérer l’événement “Summer School AI4HEALTH 2025”.

Par l’intermédiaire de ce site internet dédié à l’événement, vous pouvez : 

  1. déposer une demande d’inscription à l’événement “Summer School AI4HEALTH 2025” ;
  2. régler vos frais de participation ; 
  3. vous abonner aux newsletters du Health Data Hub. 

L’utilisation de vos données personnelles par le Health Data Hub et PR[AI]RIE à des fins de gestion de l’événement “Summer School AI4HEALTH 2025” (inscriptions et règlement des frais de participation) s’inscrit dans le cadre de leurs intérêts légitimes à promouvoir leurs activités et missions.

L’utilisation de vos données personnelles pour vous inscrire aux newsletters du Health Data Hub est soumise à votre consentement. 

Le Health Data Hub et PR[AI]RIE veillent à ne collecter et ne traiter que des données strictement nécessaires au regard des trois finalités ci-dessus. Le Health Data Hub et PR[AI]RIE s’engagent à respecter la confidentialité des données et messages qui lui sont transmis.

Destinataires des Données à caractère personnel

Vos informations personnelles sont uniquement traitées par la Direction Scientifique et la Direction de la Communication du HDH et leurs sous-traitants, ainsi que par l’équipe Médecine Personnalisée et l’équipe Bioimage Informatics Computer Vision de PR[AI]RIE et ne sont en aucun cas cédées à des tiers ou utilisées pour d’autres finalités. 

Les sous-traitants destinataires des données sont des prestataires de services chargés de la gestion des inscriptions (PremC et TypeForm) et du paiement des frais de participation (Event Make et Ogone).

Les données personnelles collectées par l’intermédiaire de TypeForm peuvent être transférées vers les Etats-Unis d’Amérique. Ces transferts sont couverts par la décision d’adéquation de la Commission Européenne du 10 juillet 2023. 

Les données peuvent être transmises aux autorités compétentes, à leur demande, dans le cadre de procédures judiciaires, dans le cadre de recherches judiciaires et de sollicitations d’information à la demande des autorités ou afin de se conformer à d’autres obligations légales. 

Durée de conservation des Données à caractère personnel 

Vos données sont conservées pour une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelles aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Les durées de conservation varient fonction de la finalité : 

  • Les données personnelles nécessaires aux traitement des demandes d’inscription à l’événement sont conservées le temps nécessaire à l’organisation de l’événement et jusqu’à 3 ans à compter de sa fin ;
  • Votre nom, prénom, numéro de carte bancaire et date d’expiration nécessaires au règlement des frais de participation sont conservés jusqu’à 15 mois après le paiement afin de gérer d’éventuelles réclamations. Le cryptogramme visuel est supprimé immédiatement une fois le paiement effectué. 
  • Les données personnelles traitées dans le cadre de l’inscription aux newsletters du Health Data Hub le sont jusqu’au retrait de votre consentement. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données en adressant une demande expresse au Délégué à la protection des données par voie électronique via notre formulaire de contact en ligne, ou à l’adresse suivante : dpd@health-data-hub.fr, ou par voie postale au 9 rue Georges Pitard, 75015 Paris.

Ces durées de conservation peuvent varier en cas de procédure judiciaire ou de contentieux.

Cookies

  • Les données personnelles nécessaires aux traitement des demandes d’inscription à l’événement sont conservées le temps nécessaire à l’organisation de l’événement et jusqu’à 3 ans à compter de sa fin ;
  • Votre nom, prénom, numéro de carte bancaire et date d’expiration nécessaires au règlement des frais de participation sont conservés jusqu’à 15 mois après le paiement afin de gérer d’éventuelles réclamations. Le cryptogramme visuel est supprimé immédiatement une fois le paiement effectué. 
  • Les données personnelles traitées dans le cadre de l’inscription aux newsletters du Health Data Hub le sont jusqu’au retrait de votre consentement. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données en adressant une demande expresse au Délégué à la protection des données par voie électronique via notre formulaire de contact en ligne, ou à l’adresse suivante : dpd@health-data-hub.fr, ou par voie postale au 9 rue Georges Pitard, 75015 Paris.

Sécurité des Données à caractère personnel

Le Health Data Hub et PR[AI]RIE assurent la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques et logiques. Ces mesures techniques et organisationnelles visent à éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération et la suppression des données à caractère personnel vous concernant. Ces mesures sont adaptées selon le niveau de sensibilité des données traitées et selon le niveau de risque que présente le traitement ou sa mise en œuvre. 

Vos droits

Conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, vous disposez de droits au regard des données à caractère personnel que vous nous communiquez par l’intermédiaire du site internet :

  • le droit d’accès vous permet de savoir si des données vous concernant sont traitées et d’en obtenir la communication ;
  • le droit de rectification vous permet de corriger des données inexactes vous concernant ou de compléter des données vous concernant ;
  • le droit à l’effacement de vos données ;
  • le droit à la limitation du traitement, afin de geler l’utilisation des données vous concernant dans certains cas. 
  • le droit de vous opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière ; 
  • concernant la newsletter plus spécifiquement, le droit de retirer votre consentement ou de vous opposer au traitement de vos données personnelles à tout moment et le droit à la portabilité des données, afin de récupérer les données vous concernant.  

Vous pouvez consulter le site de la CNIL afin de bénéficier de plus d’informations concernant vos droits relatifs aux données à caractère personnel.

Afin d’obtenir des informations complémentaires sur le traitement de vos données ou exercer vos droits, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données du Health Data Hub par voie électronique via notre formulaire de contact en ligne, ou à l’adresse dpd@health-data-hub.fr, ou par voie postale au 9 rue Georges Pitard, 75015 Paris. 

Une réponse sera adressée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. 

Dans l’hypothèse où vous ne seriez pas satisfaits de nos échanges, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL.